Conditions générales d’achats
Le présent document a pour objet de définir les exigences qualités applicables aux fournisseurs fournissant un produit ou un service à Erpro Group. Le responsable qualité est responsable de la diffusion et de la vérification de l’application de ce document.
Système Qualité
Erpro étant certifiée ISO 9001 et EN 9100 et DPN étant certifiée ISO 9001, nous demandons à nos fournisseurs de mettre en œuvre un système de management de la qualité conformes aux exigences définies dans le présent document. Le fournisseur est tenu de prévenir dans les plus brefs délais, toute évolution de son système de management de la qualité.
Commande
Lors d’une commande, les entités du groupe ERPRO communiquent au fournisseur les exigences concernant les processus, produits ou services devant être fournis.
La revue de contrat doit prendre en compte :
• Les exigences légales et règlementaires applicables
• Les exigences spéciales relatives aux produits
• Les compétences requises à la fabrication du produit
• Les documents spécifiques (Plan, Instruction de travail…)
• Les risques liés aux activités opérationnelles
• Les exigences concernant la libération des produits
• Les rapports de contrôle/capabilité à fournir
• Les exigences relatives à la livraison (délai, lieu de livraison, mode de livraison)
• Les écarts entre les exigences d’une précédente commande
• La communication entre le fournisseur et les entités du groupe ERPRO
Le fournisseur doit s’assurer qu’il est apte à répondre aux exigences relatives au produit commandé par les entités du groupe ERPRO et d’avoir en sa possession tous les documents permettant l’exécution de la commande.
En cas de modification de la commande, un avenant devra être fait.
Livraison
La livraison devra être effectuée conformément aux termes et au lieu de livraison indiqués sur le bon de commande avec les documents associés.
Dans tous les cas, un bon de livraison doit être joint à la livraison.
Il peut être demandé à la commande de fournir :
• Un rapport de contrôle
• Une certificat de conformité NF EN 9163
• Un certificat type 3.1 selon la norme NF EN 10204
En cas de retard, le fournisseur/sous-traitant doit prévenir immédiatement immédiatement l’entité concernée du groupe ERPRO et indiquer la date prévue de livraison. Les causes du retard devront être identifiées ainsi que les mesures prises pour y remédier.
Emballage
Les emballages utilisés par le fournisseur/sous-traitant doivent être appropriés à la nature des produits livrés de manière à éviter les dommages et leur détérioration, et être conformes à toutes les réglementations en vigueur.
Le fournisseur/sous-traitant veillera à utiliser des emballages réutilisables ou recyclables afin de limiter le volume des déchets générés par ses livraisons.
Modification
Si des modifications doivent être apportées au produit, aux procédés, aux fournisseurs et aux installations, le fournisseur/sous-traitant doit obtenir l’approbation du groupe ERPRO avant tout changement.
Contrôle du produit
Si un rapport de contrôle est demandé au prestataire externe à la livraison du produit, les entitées du groupe ERPRO doivent communiquer :
– La quantité de pièce à contrôler (Partielle ou totale)
– Le plan de contrôle
– Les tolérances applicables
– Les côtes critiques
Note : Ces éléments sont à déterminer en fonction des risques identifiés.
Le prestataire externe devra fournir un rapport comportant les éléments suivants :
– Numéro de commande
– Référence de la pièce
– Le mode de prélèvement si applicable
– La référence du moyen de mesure utilisé
– Les tolérances applicables
– Les écarts constatés/Remarque (si applicable)
– La décision du contrôleur
– Le nom du contrôleur
– La date du contrôle
– La référence du rapport
Notre modèle de document peut être envoyé au prestataire externe.
Produit non-conforme
En cas de produit non-conforme, le fournisseur/sous-traitant s’engage à en informer l’entité concernée du groupe ERPRO et à obtenir l’approbation de celle-ci pour les décisions relatives aux produits non conformes.
Les non conformités détectées lors de la réception des produits achetés si la responsabilité du fournisseur est engagée font l’objet d’identification, d’isolement et d’un traitement par le service Qualité. Une copie sera transmise au responsable du service achats du fournisseur/sous-traitant pour renseignement dans l’attente de la possibilité d’acceptation du produit par dérogation.
Des dérogations par le service utilisateur du produit, peuvent être sollicitées pour la libération de celui-ci si la non-conformité ne présente pas un degré de gravité influant sur la qualité finale des produits.
Dans tous les cas de l’acceptation du produit par dérogation, ou du refus total du produit le fournisseur/sous-traitant doit fournir une analyse des causes et définir les actions immédiates
Sous-traitance
Les commandes ne pourront être exécutées par un sous-traitant sans l’accord préalable écrit du groupe ERPRO.
En cas de sous-traitance autorisée, le fournisseur doit s’assurer et vérifier que les exigences du groupe ERPRO sont répercutées au sous-traitant.
Enregistrement
Sauf exigence particulière mentionnée à la commande, le fournisseur/sous-traitant s’engage à conserver les enregistrements correspondant à la commande au minimum 5 ans. L’archivage doit être efficace pour garantir la sécurité, la confidentialité et de sorte qu’ils soient à l’abri des risques de vol, d’indiscrétion, de malveillance ou d’altération quelconques.
Aucun document relatif à la commande ne peut être détruit sans autorisation préalable du groupe ERPRO.
Droit d’accès
Le groupe ERPRO se garde le droit d’accéder, aux locaux, à tout niveau de la chaine d’approvisionnement, concernés par la commande et à tous les enregistrements applicables.
Contrefaçon
Le fournisseur doit mettre en œuvre un processus permettant de prévenir l’utilisation de pièce contrefaite ou suspecté de l’être dans le produit livré au groupe ERPRO.
Loi applicable
La commande ainsi que les contrats seront régis et interprétés conformément au droit français.
Sélection et évaluation des fournisseurs
La consultation des fournisseurs peut être réalisée par le responsable achat, le responsable production, les commerciaux et le responsable qualité.
Lors de cette consultation, le document de sélection fournisseur/sous-traitant doit être complété par le fournisseur.
Une fois par an, les fournisseurs présents dans le panel sont évalués par le responsable technique, le responsable des achats et le responsable qualité. En fonction des résultats de l’évaluation, un plan d’action peut être demandé au fournisseur.
Le groupe ERPRO se garde le droit de réaliser des audits avant la première commande.
Sensibilisation du personnel
Le fournisseur doit mettre en œuvre un processus permettant de s’assurer que le personnel est sensibilisé à leur contribution à la conformité et à la sécurité du produit et à l’importance d’un comportement éthique.
Audit
Les fournisseurs peuvent être audité par le groupe ERPRO dans le cas :
• D’une première commande
• D’une non-conformité système ou produit
• D’un changement du système qualité